Städte, Gemeinden und Kreise vergeben die Reinigung ihrer Schulen, Kitas, Sporthallen und Verwaltungsgebäude in regelmäßigen Abständen neu. Ob danach alles reibungslos läuft, hängt weniger vom Zufall ab als von der Qualität der Vergabeunterlagen. Ein präzises Leistungsverzeichnis, nachvollziehbare Wertungskriterien und praxistaugliche Kontrollen sorgen dafür, dass Angebote vergleichbar sind und die vereinbarte Leistung auch tatsächlich erbracht wird.
Dieser Leitfaden gibt einen praxisnahen Überblick. Welche Verfahrensregeln im Einzelfall gelten, hängt vom Auftragswert und vom Landesrecht ab: Oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten insbesondere GWB und VgV, die zum 1. Juli 2026 durch das Vergabebeschleunigungsgesetz geändert wurden; unterhalb der Schwellenwerte je nach Bundesland die UVgO oder landesrechtliche Regelungen. Der Text ersetzt keine vergaberechtliche Beratung.
Vor der Ausschreibung: Bestand erfassen und Bedarf klären
Am Anfang steht eine ehrliche Bestandsaufnahme. Welche Gebäude sollen gereinigt werden, wie werden sie genutzt, und was hat sich im laufenden Vertrag bewährt – und was nicht? Hilfreich sind Gespräche mit Hausmeistern, Schulleitungen und Nutzern sowie ein Blick in Reklamationen und Kontrollprotokolle der letzten Jahre.
Für jedes Objekt sollten Sie folgende Grundlagen erfassen:
- Grundrisse und ein Raumbuch mit Raumnummer, Nutzung und Fläche, häufig als Netto-Raumfläche in Anlehnung an DIN 277
- Bodenbeläge je Raum, zum Beispiel Linoleum, PVC, Teppich, Fliese, Naturstein, Parkett oder Sportboden
- Nutzungszeiten, Ferien, Schließtage und außerschulische Nutzung
- Ausstattung wie Sanitärobjekte, Glasflächen und Sauberlaufzonen
- Schnittstellen: Wer füllt Verbrauchsmaterial nach, wer entsorgt Abfälle, wer schließt ab?
Veraltete Flächenangaben sind eine der häufigsten Fehlerquellen. Wurde seit der letzten Vergabe umgebaut, angebaut oder umgenutzt, lohnt sich ein neues Aufmaß.
Bei mehreren Objekten stellt sich außerdem die Frage nach der Losbildung. Das Vergaberecht sieht grundsätzlich eine Aufteilung in Lose vor, damit auch kleine und mittlere Unternehmen teilnehmen können. Sinnvoll sind Lose etwa nach Gebäudearten, Stadtteilen oder Leistungsarten wie Unterhalts- und Glasreinigung.
Das Leistungsverzeichnis: Raumgruppen, Flächen, Intervalle, Bodenbeläge
Das Leistungsverzeichnis ist das Herzstück der Ausschreibung. Es beschreibt das sogenannte Mengengerüst – welche Flächen in welchen Abständen wie gereinigt werden – und bildet die Grundlage jeder Kalkulation. Bewährt hat sich ein Aufbau aus diesen Bausteinen:
| Baustein | Inhalt | Warum wichtig |
|---|---|---|
| Raumgruppen | ähnlich genutzte Räume zusammengefasst, etwa Unterrichtsräume, Büros, Sanitärräume, Verkehrsflächen, Umkleiden, Nebenräume | jede Raumgruppe hat eigene Verschmutzung, Intervalle und Leistungswerte |
| Flächen | Fläche je Raum sowie Summen je Raumgruppe und Bodenbelag | Grundlage für Kalkulation und Abrechnung |
| Intervalle | Reinigungshäufigkeit je Raumgruppe, Reinigungstage pro Jahr, Ferienregelung | bestimmen den Aufwand und damit den Preis |
| Leistungsinhalte | Tätigkeiten je Raumgruppe, etwa Böden feucht wischen, Papierkörbe leeren, Sanitärobjekte reinigen | legen fest, was bei jeder Reinigung geschuldet ist |
| Bodenbeläge | Belagsart und Pflegevorgaben der Hersteller | entscheidend für Verfahren, Mittel und Grundreinigung |
| Sonderleistungen | Grundreinigung, Glasreinigung, Reinigung nach Veranstaltungen | getrennt bepreist, damit sie vergleichbar bleiben |
| Preisblatt | Preise je Objekt und Monat, Stundensätze für Zusatzleistungen | einheitliche Struktur für die Wertung |
Achten Sie auf Widerspruchsfreiheit: Raumgruppen im Raumbuch, im Leistungsverzeichnis und im Preisblatt müssen übereinstimmen. Unklare oder widersprüchliche Angaben führen zu Bieterfragen, Verzögerungen und im schlimmsten Fall zu Angeboten, die sich nicht vergleichen lassen. Für Schulgebäude bietet die DIN 77400 eine anerkannte Orientierung zu Mindesthäufigkeiten; mehr dazu im Ratgeber Reinigung in Schulen und Kitas.
Leistungs- oder ergebnisorientiert ausschreiben?
Vor dem Schreiben des Leistungsverzeichnisses steht eine Grundsatzentscheidung. Bei der leistungsorientierten, auch tätigkeitsorientierten Ausschreibung legen Sie fest, welche Tätigkeit in welchem Raum wie oft auszuführen ist – zum Beispiel „Boden feucht wischen, dreimal pro Woche“. Bei der ergebnisorientierten Ausschreibung beschreiben Sie den Zustand, der erreicht werden soll, etwa „Boden frei von losem Schmutz und Flecken“. Der Dienstleister entscheidet dann selbst, wann und wie oft er reinigt.
Beide Ansätze haben Stärken und Schwächen:
- Leistungsorientiert ist leicht zu kalkulieren, gut vergleichbar und einfach zu kontrollieren: Wurde gereinigt oder nicht? Allerdings wird unter Umständen auch dort gereinigt, wo es nicht nötig wäre, während stark genutzte Bereiche zu kurz kommen.
- Ergebnisorientiert setzt den Aufwand gezielter ein und belohnt gute Organisation. Dafür braucht es eine sehr klare Qualitätsdefinition und ein funktionierendes Messsystem, sonst wird über „sauber“ gestritten. Bieter tragen zudem ein höheres Kalkulationsrisiko.
In der Praxis bewähren sich Mischformen: Sanitärräume, Mensen und Kitas werden leistungsorientiert mit festen Intervallen beschrieben, weniger kritische Bereiche wie Büros oder Lager ergebnisorientiert. Welche Leistungen dabei typischerweise anfallen, zeigt unsere Seite zur Unterhaltsreinigung.
Wertung: Preis und Qualität sinnvoll gewichten
Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot. Wirtschaftlich heißt im Vergaberecht nicht automatisch billig: Maßgeblich ist das beste Preis-Leistungs-Verhältnis, und neben dem Preis dürfen qualitative, umweltbezogene oder soziale Kriterien berücksichtigt werden. Kriterien und Gewichtung sind in den Vergabeunterlagen bekannt zu machen.
Bei Reinigungsleistungen ist eine reine Preiswertung riskant. Wer mit unrealistisch hohen Flächenleistungen kalkuliert, kann günstig anbieten – die fehlenden Stunden zeigen sich später in der Qualität. Mögliche Qualitätskriterien sind:
- Leistungswerte und Jahresstunden: Bieter geben je Raumgruppe an, wie viele Quadratmeter pro Stunde sie ansetzen. Die angebotenen Reinigungsstunden können als eigenes Kriterium gewertet werden, sodass realistische Kalkulationen nicht benachteiligt werden.
- Reinigungs- und Qualitätskonzept: Wie wird eingearbeitet, vertreten, kontrolliert und dokumentiert?
- Objektleitung und Organisation: Erreichbarkeit, Reaktionszeiten bei Reklamationen, feste Teams.
- Umweltaspekte: umweltverträgliche Reinigungsmittel, Dosiersysteme, Schulung des Personals.
Wichtig ist außerdem eine Plausibilitätsprüfung. Erscheint ein Angebot ungewöhnlich niedrig, muss der Auftraggeber in der Regel Aufklärung vom Bieter verlangen, bevor er entscheidet. Ein transparentes Kalkulationsblatt mit Stundenverrechnungssatz und Leistungswerten je Raumgruppe macht diese Prüfung deutlich einfacher.
Objektbegehung und Qualitätskontrollen
Ortsbesichtigung vor Angebotsabgabe: Kein Raumbuch ersetzt den Blick vor Ort. Bieten Sie allen interessierten Unternehmen eine Besichtigung zu gleichen Bedingungen an, etwa zu festen Terminen. Fragen, die dabei aufkommen, beantworten Sie schriftlich für alle Bieter über die Vergabeplattform. So bleibt der Wettbewerb fair, und die Angebote werden realistischer.
Probereinigung: In Einzelfällen kann eine Probe sinnvoll sein, etwa um bei empfindlichen Belägen Verfahren und Mittel zu testen. Sie ist aufwendig und muss in den Vergabeunterlagen angekündigt, für alle Bieter gleich gestaltet und mit klaren Bewertungsmaßstäben versehen sein. Häufiger werden Probeflächen erst nach Vertragsbeginn angelegt, um Pflegeverfahren abzustimmen.
Qualitätskontrollen im Vertrag: Legen Sie fest, wie die Qualität während der Laufzeit geprüft wird. Bewährt haben sich gemeinsame Kontrollen in festen Abständen nach einem Stichprobenverfahren, wie es die DIN EN 13549 für Qualitätsmesssysteme beschreibt. Dazu gehören definierte Prüfmerkmale, ein Bewertungsschema, Protokolle und Fristen für Nachbesserungen. Für wiederholte Mängel können Vergütungsabzüge und als letzte Konsequenz ein Sonderkündigungsrecht vereinbart werden. Weniger ist hier oft mehr: Ein System, das Hausmeister und Objektleitung im Alltag tatsächlich anwenden, bringt mehr als ein umfangreiches Regelwerk, das niemand nutzt.
Vertrag: Laufzeit, tarifliche Vorgaben und Vergabeplattformen
Vertragslaufzeit: Reinigungsverträge werden häufig über mehrere Jahre geschlossen, oft mit Verlängerungsoptionen. Längere Laufzeiten geben dem Dienstleister Planungssicherheit für Einarbeitung und feste Teams; kürzere Laufzeiten erhöhen die Flexibilität des Auftraggebers. Beachten Sie die vergaberechtlichen Grenzen für Laufzeiten und Rahmenvereinbarungen und regeln Sie Kündigungs- und Verlängerungsoptionen eindeutig.
Lohn- und Preisentwicklung: Personalkosten machen in der Gebäudereinigung den größten Teil des Preises aus. Eine Preisanpassungsklausel, die an tarifliche Lohnänderungen anknüpft, schafft bei mehrjährigen Verträgen Fairness für beide Seiten und verringert Risikoaufschläge in den Angeboten.
Tarif- und Landesvorgaben: Auftragnehmer müssen die jeweils geltenden tariflichen und landesrechtlichen Vorgaben einhalten. Welche Erklärungen und Nachweise dafür verlangt werden, ergibt sich aus dem Landesrecht und den Vergabeunterlagen. Prüfen Sie, was in Ihrem Bundesland gilt, und nehmen Sie die passenden Formulare in die Unterlagen auf.
Vergabeplattformen: Öffentliche Ausschreibungen werden heute in der Regel elektronisch abgewickelt. Bekanntmachung, Unterlagen, Bieterfragen und Angebotsabgabe laufen über die Vergabeplattformen von Bund, Ländern und Kommunen; EU-weite Verfahren werden zusätzlich im Amtsblatt der EU bekannt gemacht. Achten Sie auf vollständige, gut strukturierte Unterlagen und auf ausreichend Zeit für die Kalkulation – besonders, wenn Ortsbesichtigungen vorgesehen sind.
Ausschreibung vorbereiten: Begehung und Mengengerüst als Grundlage
Viele Probleme in Reinigungsverträgen haben ihren Ursprung in veralteten Flächen oder unklaren Leistungsbeschreibungen. Eine gründliche Vorbereitung zahlt sich deshalb aus – unabhängig davon, ob Sie die Reinigung von Schulen und Kitas, Sporthallen oder Verwaltungsgebäuden vergeben oder die Glasreinigung als eigenes Los ausschreiben.
Die AXO REAL Invest Holding GmbH kann sich als Bieterin an öffentlichen Ausschreibungen beteiligen und kalkuliert auf Basis Ihres Leistungsverzeichnisses. Außerhalb laufender Vergabeverfahren, etwa bei Aufträgen im Rahmen der zulässigen Wertgrenzen oder bei einer Markterkundung, bieten wir eine kostenfreie Objektbegehung an und erstellen ein transparent aufgeschlüsseltes Angebot. Beachten Sie dabei: Wirkt ein Unternehmen an der Vorbereitung einer Vergabe mit, muss der Auftraggeber sicherstellen, dass der Wettbewerb dadurch nicht verzerrt wird.
Stand: 14. Oktober 2026. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
